As ferramentas de tecnologia facilitam muito os processos empresariais como reuniões entre gestores, mesmo que eles estejam distribuídos por filiais em diversos continentes.

Muitas empresas utilizam desse recurso pois os custos em viagem a trabalho representam uma parcela significativa das despesas mensais das organizações.

Porém, é possível manter as reuniões presenciais e os demais deslocamentos adotando estratégias de redução de custo. Neste artigo separamos algumas dicas. Confira!

1. Elabore uma política de viagens

O mundo virtual aproximou profissionais do mundo todo. Porém, em alguns casos, a presença física é indispensável, como no fechamento de um contrato de negócios ou na participação de um evento corporativo.

Para melhor controle de custo nessas viagens indispensáveis, é necessário que a organização tenha algumas regras a serem seguidas. Para isso, é indicado a criação de uma política de viagens – um documento com detalhes e regras de como proceder em viagens corporativas.

A política também facilita o acompanhamento do gestor de viagem para apresentação de resultados de diminuição de custos e até para saber onde a organização pode economizar, entendendo o que foi comprado fora das regras definidas.

Tendo tal cuidado, alguns benefícios são gerados como economia e satisfação dos profissionais.

A primeira vantagem é obtida por meio da definição de regras para a viagem, como:

  • tempo mínimo de antecedência para a compra da passagem, que resulta em descontos;
  • tipo de transporte;
  • valores máximos das diárias;
  • localização das hospedagens.

Neste último item, a empresa tem a possibilidade de fazer um programa de fidelização com hotéis e pousadas que sejam próximas das filias ou de outros locais importantes para o negócio. Dessa forma, é possível conseguir melhores preços que ocasionam na diminuição das despesas com as viagens.

Quanto ao segundo benefício, tem-se que a satisfação dos profissionais visa ao conforto dos colaboradores. As diretrizes da política tratarão de questões relacionadas à segurança, ao bem-estar e a outros detalhes que possam impactar a tranquilidade dos viajantes.

2. Utilize tecnologias para planejar o orçamento

Não é fácil gerir um elevado volume de viagens corporativas. Sendo assim, um sistema manual, que envolve o lançamento de dados em planilhas, a compra de passagens e as reservas para hospedagens, demanda tempo e aumenta os custos em viagem a trabalho.

Para evitar esse gasto desnecessário, muitas organizações optaram pelo uso de um software que automatiza a gestão dos serviços de mobilidade corporativa. Com a ajuda dessa ferramenta, a instituição consegue desenvolver sua política de viagens e planejar os deslocamentos dos profissionais.

O processo funciona da seguinte forma: primeiramente, há a inserção de informações sobre os colaboradores e outros dados importantes a respeito da empresa na plataforma. Após isso, cada usuário recebe um convite para acessar o sistema e fazer suas solicitações de viagens. Então, ele terá acesso a vários serviços, como:

  • compra de passagem;
  • reserva de hospedagem;
  • agendamento de táxi ou Uber.

Com essa valiosa base de dados, a instituição pode analisar futuras otimizações de suas viagens. Além disso, é possível estudar gráficos que indiquem os custos atrelados aos deslocamentos e traçar estratégias para a redução deles.

3. Tenha uma política de reembolso

Controlar o reembolso dos profissionais é um processo bem minucioso, pois qualquer falha pode resultar em prejuízo para a empresa e/ou para o colaborador. Portanto, é essencial que sejam criadas algumas regras para resguardar os envolvidos. São elas:

  • apresentação de documentos que comprovem os gastos com a viagem;
  • relatórios com a descrição dos custos;
  • análise da fatura enviada pelos colaboradores;
  • cálculo da variação cambial (para viagens internacionais).

Esses detalhes devem ser esclarecidos em um documento de fácil acesso a todos os colaboradores da companhia. Embora não seja impossível realizar a restituição manualmente de maneira organizada, o processo fica mais seguro e confiável com o auxílio de um sistema de gestão de reembolso.

4. Controle as despesas

Outro aspecto importante, que não pode ser desconsiderado, é o controle das despesas com as viagens. Para ajudar nessa questão, algumas empresas adotam o sistema aprovação prévia de gastos.

Para calcular um teto para custo e posteriormente enviar para aprovação, é feito um estudo aprofundado sobre o perfil das viagens corporativas e o seu orçamento disponível. Assim, o planejamento financeiro fica mais real e previsível.

5. Gerencie a mobilidade corporativa

A gestão integrada de mobilidade corporativa envolve três itens essenciais à redução de custos. São eles:

  • viagens;
  • despesas;
  • deslocamentos.

Esses pontos impactam diretamente no orçamento e para explicar melhor, vamos criar uma situação hipotética.

Digamos que um executivo tenha uma reunião urgente com outros gestores da empresa, às 11 horas no dia seguinte, em uma filial de outro estado.

Levando em conta o tempo de deslocamento desse profissional entre a sua casa e o aeroporto (e do aeroporto até a filial), a empresa decidiu reservar um voo mais caro no início da manhã. Porém, se houvesse um roteiro inteligente de rotas planejadas, capaz de evitar engarrafamentos, o executivo poderia viajar em um horário mais tardio e com tarifas reduzidas.

6. Firme parcerias

As viagens corporativas costumam ser reincidentes, ou seja, os colaboradores fazem diversos deslocamentos para um mesmo lugar. Nesse caso, o ideal é manter cadastros em hotéis, locadoras de veículos, companhias áreas e até restaurantes, com o intuito de negociar preços mais atrativos.

Por ser um processo que envolve certo grau de experiência para encontrar e realizar as melhores parcerias, algumas empresas contratam os serviços de instituições especialistas na gestão de mobilidade corporativa.

Esse tipo de serviço proporciona economia e assessora os acordos corporativos entre a instituição e os fornecedores. Além disso, auxilia na aquisição dos melhores players do mercado para contratos comerciais, disponibiliza suporte full-time para a empresa (e os colaboradores) e encontra produtos inovadores, capazes de reduzir gastos.

Outro benefício de contar com os serviços de uma gestora de mobilidade corporativa é implantar um account review das viagens dos colaboradores. Esse processo ajuda na análise dos deslocamentos, no planejamento de futuros aprimoramentos e na inserção de novas estratégias nessa gestão.

Além de inevitáveis para algumas companhias, as viagens empresariais são fundamentais para o sucesso de uma organização. Se estiverem alinhadas a uma gestão bem organizada, será mais fácil reduzir os custos desses deslocamentos e revertê-los em ganhos para a empresa.

O que achou de nosso artigo? Gostou das sugestões para minimizar os custos em viagem a trabalho? Para que possamos ajudar você a fazer uma boa gestão de mobilidade corporativa, entre em contato conosco!