A definição de regras e procedimentos em qualquer departamento de uma empresa é um processo fundamental para contribuir com a saúde organizacional, otimização do tempo e aumento da produtividade — além de reduzir custos e trazer bem-estar aos colaboradores. Nesse contexto, uma das determinações mais importantes é a política de viagens corporativas.

Os deslocamentos a negócio têm ganhado cada vez mais espaço no dia a dia das organizações, afinal, eles oferecem diversas vantagens — ampliação de mercado, novas oportunidades de negócios, estreitamento de relações, contatos comerciais, eventos institucionais, entre outras.

No entanto, se os procedimentos não forem bem organizados, podem gerar mais prejuízos que benefícios, já que as viagens corporativas representam um dos principais custos das empresas. Para que os processos sejam otimizados, é preciso definir algumas diretrizes.

Confira, a seguir, como criar uma política de viagens corporativas de maneira eficiente.

Conheça as necessidades da empresa

Em primeiro lugar, a política de viagens deve ser ajustada de acordo com a realidade da empresa e de cada departamento.

Para definir questões relacionadas a compras de passagens aéreas, reserva de hotéis, alimentação e transporte urbano, por exemplo, é essencial conhecer o perfil de viagem de cada setor — afinal, uma política só é considerada eficaz se atender às necessidades da organização e dos viajantes.

Por exemplo, um jornal ou agência de notícias que precisa realizar a cobertura de um acidente recente, com certeza, não vai poder fazer o planejamento antecipado, já que trabalha com eventos inesperados; já o departamento comercial da mesma empresa pode programar suas visitas com muito mais antecedência.

Defina as diretrizes

Tão importante quanto conhecer as necessidades da empresa é determinar a quem se destina a prática da política de viagens corporativas, os fluxos de solicitação e aprovação e, ainda, os pré-requisitos para sua realização. Caso contrário, pode ocorrer alguma requisição de deslocamento que não se enquadre nas diretrizes estabelecidas.

Além disso, é preciso esclarecer de maneira objetiva quais são as definições para os termos abordados no documento — assim, é possível evitar mal-estar e interpretações equivocadas entre os funcionários.

Mantenha a objetividade

Certamente, a política de viagens corporativas deve abranger informações referentes aos itinerários, traslados, diárias de hotéis, gastos com alimentação e outros, no entanto, é importante manter a objetividade quando for definir as regras.

Um relatório complexo, com normas ambíguas e imprecisas, pode acabar confundindo os colaboradores — que podem até cometer erros involuntários, devido à inexatidão das informações.

Além disso, o preenchimento de documentos enigmáticos pode ocupar um tempo considerável dos viajantes e dos gestores, que terão que conferir os relatórios, interferindo na produtividade da equipe.

Encontre um consenso

Para não restar nenhuma dúvida, o ideal é conversar com os gerentes e líderes da empresa para definir, em conjunto, as regras da política de viagens corporativas. Em vez de impor as normas, procure encontrar um consenso.

Selecione um sistema de reservas, para que os colaboradores possam detalhar todas as informações da viagem, assim, esses dados serão utilizados para que os processos sejam aprovados por um gestor.

O sistema deverá ser parametrizado com a política de viagens, para que os solicitantes saibam se as suas requisições estão de acordo com as normas no momento da reserva. Se a opção fugir às regras, o funcionário deverá justificar o seu pedido.

Adéque a cultura organizacional

A definição dos procedimentos de mobilidade corporativa deve estar alinhada com a cultura organizacional da empresa, isto é, com o modo de realizar negócios, seus valores e a forma de atuação dos fundadores da companhia.

Considerando essas informações, as regras e limites devem ser traçados de acordo com seu perfil e com suas principais características. Assim, será possível padronizar os procedimentos e, ainda, garantir a tranquilidade, segurança e bem-estar de todos os envolvidos nos processos.

Considere o perfil e interesse dos viajantes

Você já parou para pensar que, quando viajam pelas empresas, os funcionários se tornam seus representantes no destino em questão? Por isso, é essencial verificar se eles estão satisfeitos com a escala e interessados na oportunidade, pois, caso contrário, a experiência pode ser um desperdício de tempo e recursos.

Nesse contexto, também é importante avaliar se os colaboradores estão bem orientados quanto aos compromissos e eventos a que terão que comparecer e, ainda, se o perfil de cada um condiz com os objetivos de negócios da empresa.

Não se esqueça de considerar o conforto e benefícios que os viajantes terão, afinal, a viagem precisa ser atrativa tanto para a organização, quanto para os funcionários.

Inclua procedimentos de segurança

Além de conforto, tranquilidade e bem-estar, é fundamental que a política de viagens corporativas compreenda procedimentos básicos de segurança. Essa condição é crucial para evitar transtornos e futuras dores de cabeça.

Por exemplo, é possível incluir alguns formulários e protocolos obrigatórios para que o viajante forneça telefones de contato, endereço e itinerário em caso de emergência. Assim, se algum imprevisto acontecer, a empresa conseguirá localizá-lo e auxiliá-lo.

Também é importante providenciar um seguro de viagem para todos os deslocamentos que ele tiver que realizar pela empresa.

Planeje com bastante antecedência

Como já apontamos, alguns tipos de viagem não permitem o planejamento. Essas, no entanto, são a minoria.

Para muitas organizações, programar os deslocamentos em tempo hábil é uma excelente estratégia para reduzir custos, otimizar os processos e realizar as melhores escolhas — tanto de horários e datas, quanto de passagens aéreas e reservas de hospedagens.

Um planejamento prévio também possibilita que as atividades dos executivos sejam organizadas de maneira eficiente e produtiva, evitando imprevistos, cancelamentos e gastos excedentes.

Como você pôde ver, a política de viagens corporativas é um documento que descreve de maneira detalhada todas as informações, regras e objetivos referentes aos deslocamentos realizados pelos funcionários das empresas. Portanto, sua elaboração é fundamental para que as organizações definam seus processos da melhor forma possível.

Assim, elas garantem viagens mais seguras, tranquilas e produtivas — sem deixar de lado os seus interesses, claro. O resultado é mais oportunidades de negócio, lucratividade e novas perspectivas de mercado.

Este conteúdo sobre política de viagens corporativas foi útil para você? Então, siga-nos nas redes sociais e tenha acesso a novos posts exclusivos como este. Estamos no Facebook e no LinkedIn.