Novas tecnologias têm surgido constantemente para aprimorar o modelo de política de viagens corporativas já predefinido, com sistemas de gerenciamento mais dinâmicos, intuitivos e personalizados. 

A otimização dos processos de gestão de viagens visam orientar os funcionários em direção a escolhas condizentes com a política da empresa e, consequentemente, melhorar a conformidade, reduzir os riscos e economizar tempo e dinheiro da empresa. 

Enquanto as viagens corporativas antigamente significavam dias de estresse, hoje estão se tornando experiências mais tranquilas e simplificadas devido a adesão de novas tecnologias. 

Empresas com visão no futuro já entendem que a automação dos processos pode economizar tempo e dinheiro no que diz respeito ao gerenciamento de viagens.

Benefícios de uma política de viagens corporativas orientada pela tecnologia:

Conheça os principais benefícios da adesão de novas tecnologias no gerenciamento de viagens: 

1) Otimização dos custos e tempo

Seja reescrevendo uma política de viagens corporativas ou reformulando suas estratégias de gerenciamento de viagens, a automação dos processos tem um impacto considerável em um dos aspectos mais importantes de um negócio: redução de custos.

Um sistema de gerenciamento de viagens pode executar tarefas básicas de alto volume muito mais rapidamente que um ser humano e com um grau de precisão muito maior. O tempo gasto em tarefas administrativas, como pesquisa, coleta e análise de dados, se torna inferior, além de evitar custos com possíveis erros e imprecisões.   

Para muitos funcionários, pode ser bem desgastante pesquisar e analisar uma enorme quantidade de dados antigos. A automatização de viagens corporativas simplifica o processo, desde a reserva de uma tarifa aérea até a análise de estatísticas, deixando gestores livres para dedicar tempo a compromissos importantes e oferecer um melhor desempenho.

Com o rastreamento e relatórios em tempo real de todos os viajantes corporativos, as empresas podem identificar exatamente como e onde o dinheiro está sendo gasto. Essa maior visibilidade dos gastos possibilita uma apuração mais precisa dos gastos da empresa.

2) Política de viagens mais transparente

Para as empresas, é importante a implementação de uma política de viagens corporativas intuitiva, que funcione tanto para os negócios quanto para os viajantes. 

Com o aumento do número de funcionários ligados constantemente a tecnologia, criar uma cultura baseada na confiança, na qual os funcionários terão o poder de controlar suas próprias reservas, é o caminho mais assertivo. 

A implantação de uma política flexível que usa a tecnologia como aliada se torna mais eficiente. As ferramentas de reserva de viagens mantém tudo centralizado e integrado, e garantem que os funcionários cumpram a política, ao mesmo tempo que controlam sua própria viagem. 

3) Melhores experiências

O funcionário de hoje busca uma experiência mais interessante. Eles não querem uma viagem estressante, desorganizada, cheia de imprevistos – eles buscam aprender, vivenciar novas oportunidades e fazer conexões.
Possibilitar que o colaborador tenha controle de sua própria viagem é a melhor maneira para uma empresa mostrar o quanto valoriza o seu tempo, a sua segurança e o seu bem estar.

4) Segurança e proteção

As empresas têm o dever de cuidar de seus viajantes e o gerenciamento de riscos é uma parte essencial de qualquer política de viagens corporativas.

A tecnologia pode ser usada para amenizar os riscos em uma viagem corporativa, com dados disponíveis em tempo real, promovendo um controle mais preciso da localização dos viajantes e uma maior facilidade de comunicação. 

Além disso, as informações coletadas em viagens anteriores podem identificar locais e situações de risco, tornando-se possível agir de forma preventiva.


5) Gerenciamento de despesas simplificado

 

Com a automação das viagens corporativas, o controle dos custos e as despesas sofrem grande impacto. 

Normalmente, as despesas são um dos gastos mais difíceis de manter sob controle. Orçamentos desatualizados e documentos perdidos tornam quase impossível acompanhar o custo das viagens dos funcionários, o que pode significar um desperdício de tempo e dinheiro.

Com o uso de ferramentas para automatizar os processos, os funcionários conseguem atualizar os seus gastos em tempo real e acessar os relatórios de despesas das viagens em um único local. Dessa forma, gestores de viagens e setor financeiro conseguem que os gastos e faturamentos de diferentes viagens sejam processados e analisados com rapidez e eficiência.

Como escolher a solução ideal?

A automação do gerenciamento de viagens corporativas torna o viajante de negócios livre para reservar e controlar sua própria viagem, podendo realizar modificações com facilidade, e possibilita que as empresas obtenham o controle necessário sobre os gastos.

 

Já existem algumas soluções de automação para gestão das viagens corporativas, mas como qual é a solução ideal para a sua organização?

Identifique e defina os recursos mais importantes

Analise como os processos atuais são feitos na prática e como um sistema de gestão de viagens poderá otimizar esses procedimentos. Após esse levantamento, considere fatores como:

  • experiência do usuário, analisando a eficiência da ferramenta com base nos funcionários que irão usar a solução;
  • facilidade de entendimento e rapidez com que os funcionários conseguiram aprender a usar a nova solução tecnológica;
  • mobilidade, pensando na facilidade de acesso a plataforma virtualmente.

Compare as necessidades com as soluções disponíveis

Após definir quais os principais requisitos que uma ferramenta de gerenciamento de viagens precisa atender, compare as necessidades da sua empresa com as soluções disponíveis no mercado. 

É importante que a escolha da plataforma de gerenciamento de viagens corporativas atendam a todos, desde funcionários a gerentes, trazendo facilidades e otimização do processo para todos usuários da ferramenta.

Dê pequenos passos ao introduzir as novas tecnologias para os colaboradores e seja paciente.  Se preciso, invista em sessões de treinamento extras para funcionários com pouca experiência nas novas tecnologias e conte também com a ajuda de colaboradores experientes para auxiliar com as dificuldades e instruções adicionais. 

Após as etapas acima, não deixe de avaliar a plataforma de gerenciamento de viagens escolhida. Faça perguntas, como: a ferramenta resolveu os problemas de maneira satisfatória? Os funcionários aderiram ao uso e estão satisfeitos com os recursos? A conformidade com a política de viagens da empresa melhorou? Essas informações poderão ajudar a ajustar a política de viagens corporativas. 

A adesão às novas tecnologias trará soluções mais rápidas e eficientes para os gestores, liberando tempo para as decisões estratégicas e analíticas. 

Consolidada em sua área de atuação e apta a auxiliar as empresas em suas necessidades, a BTM Corporate é a melhor solução para otimizar a rotina da sua organização. Entre em contato com a gente e conheça todos os serviços que oferecemos.