Se a sua empresa possui funcionários que constantemente realizam viagens para feiras, conferências, workshops ou treinamentos, isso significa que os custos da sua organização podem estar altos, por isso a necessidade de estabelecer uma média de gastos em viagens corporativas. 

Segundo a Associação Global de Viagens de Negócios (GBTA), o custo de hotéis e dos voos tendem a continuar subindo ao longo de 2019, com os preços de hospedagens e passagens aéreas aumentando esse ano em média 3,7% e 2,6%, respectivamente.

As empresas precisarão encontrar maneiras de economizar para compensar o aumento dos gastos com viagens corporativas. Obviamente, pode-se reduzir o número ou a duração das viagens, mas entendemos que na maioria dos casos, esse tipo de viagem é uma necessidade.

Por esse motivo, as empresas precisam ficar de olho nos gastos com viagens corporativas, a fim de mantê-los sob controle. Qualquer descuido pode fazer com que  os deslocamentos se tornem um prejuízo, ao invés de uma oportunidade ou ferramenta de negócio como devem ser.

Os meus gastos com viagens corporativas estão excessivos?

Bons dados são um componente essencial para um gerenciamento eficaz, tanto para as viagens de negócios quanto para gerenciar qualquer outro aspecto da empresa. Porém, as empresas raramente analisam os relatórios de viagens com o mesmo nível de rigor que em outras áreas de operação. 

Embora as viagens corporativas tenham se tornando uma categoria de despesa relevante, é difícil as organizações obterem uma certeza do seu real impacto nos resultados gerais. Que conclusão um gestor deve tirar se o gasto com viagens aumentar 5% em um ano em que a receita aumentou 7%? Isso significa eficiência ou gastos excessivos?

Para melhor compreensão do impacto das viagens, se torna essencial que os gestores conheçam as despesas mais comuns e calcule a média de gastos em viagens corporativas.

O custo médio diário de refeições, aluguel de carros e hotéis em viagens de negócios é de US$ 312 por dia (aproximadamente R$ 1.260), de acordo com o Índice de Viagens Corporativas de 2019, compilado pela Business Travel News. 

Como posso definir a média de gastos em viagens corporativas?

A média de gastos em viagens corporativas é, basicamente, o valor pago ao funcionário que contemplará os principais gastos durante a viagem. A quantia, é claro, deve ser proporcional aos dias de viagem. Mas, como definir o valor ideal?

Identifique e detalhe as despesas

Nesse momento, deve-se considerar as principais despesas, como: bilhetes aéreos, deslocamentos de ida e volta aos aeroportos e no destino (transporte público, táxi ou aluguel de carro, por exemplo), custos com refeições, diárias em hotéis, seguro viagem e gastos com gasolina (quando for o caso). Registre tudo de forma organizada.

Defina uma média das despesas

Após identificar as despesas mais comuns, o próximo passo é estabelecer uma média dos valores. É natural que os custos oscilem de acordo com diferentes situações, mas é necessário apurar os valores dos gastos básicos em viagens da empresa e comparar com a média do mercado. 

Faça diferentes cotações de passagens aéreas, analise os custos de hospedagem em 

diferentes opções de hotéis, calcule os gastos aproximados com alimentação com base em viagens anteriores, levante os valores de transporte no local e assim por diante. Depois dos cálculos feitos, registre a diária média para cada categoria.

Simule os gastos

Após obter a média de gastos, é hora de estabelecer uma previsão geral das despesas. Junte todos as médias de valores e aproveite para simular. 

Considere os gastos comuns, mas leve em conta também os custos fixos, como seguro viagem e valores reservas para possíveis emergências. A partir dessa simulação, se torna mais fácil estabelecer uma média de gastos em viagens corporativas. 

Importante: não esqueça de descrever as despesas de forma detalhada na política de reembolso.

Simplifique o processo

O surgimento de soluções tecnológicas que ajudem as empresas a gerenciar suas viagens e gastos continuam crescendo.

A simplificação dos procedimentos se tornou uma prioridade estratégica para os gestores de viagens. E isso significa que o uso de plataformas que integrem os recursos necessários para uma experiência de viagem se torna cada vez mais prioritário.

Quais fatores influenciam diretamente nos custos?

Alguns fatores relacionados ao deslocamento dos colaboradores são ótimos indicadores e impactam diretamente na análise e definição da média dos gastos em viagens corporativas.

Ticket médio aéreo 

Pesquisas apontam que destinos na América do Norte e Europa podem sofrer constante aumento em suas tarifas. Enquanto países da América do Sul podem obter queda.

Segundo os números do BI ABRACORP, no 2° trimestre de 2019, a tarifa média do aéreo nacional foi de R$ 806.

Instabilidade política e desvalorização cambial podem influenciar nos valores do ticket médio aéreo.

Preço do querosene 

O querosene utilizado na aviação também possui influência na composição do valor da passagem aérea.

Esse fator representa mais de 30% do custo total do bilhete e costuma ser maior no Brasil do que em outros países. Em agosto de 2018, o preço do querosene superou os R$ 3,30 por litro, segundo os dados da Abear (Associação Brasileira das Empresas Aéreas) – maior valor desde 2002.

PIB

As tarifas aéreas também sofre influência do PIB, ou seja, se o PIB subir, os custos diminuem e vice e versa.

Diária média de hotéis

De uma forma mais devagar, a média diária dos custos com hospedagem também vem aumentando.
De acordo com a ABRACORP, a tarifa média no segmento de hotelaria nacional foi de R$ 252. no 2º semestre de 2019.

Variação cambial

O aumento ou a queda do preço do dólar também gera uma significante influência na definição dos custos das viagens corporativas, principalmente se o destino for outro país.

Sempre verifique a cotação cambial para estabelecer um custo médio de uma forma mais assertiva.

A média de gastos em viagens corporativas deve também ser baseada através de benchmarks relevantes encontrados nos índices de viagens corporativas da Business Travel News, a fim de analisar as informações de forma periódica.

Esteja sempre atento às novas soluções e organize os dados e as estimativas de gastos de viagens corporativas em softwares de gerenciamento de viagens, como o da BTM Corporate. Tenha um panorama abrangente das despesas dos funcionários e identifique os fatores que influenciam diretamente o custo médio real de cada viagem de seus funcionários.