Saiba como criar uma política de viagens corporativas aderente

Tentar reduzir custos em viagens corporativas pode ser visto como um desafio, principalmente, se a sua empresa possui muitos funcionários viajando para diferentes destinos constantemente. Apesar de parecer algo impossível, existem maneiras de reduzir custos em viagens, sem comprometer a qualidade dos serviços e a segurança dos funcionários.

Com o desenvolvimento de processos cada vez mais inteligentes, tornou-se possível economizar em viagens, evitando gastos desnecessários. Algumas estratégias podem ajudar as empresas  se organizarem melhor, aproveitando ao máximo o orçamento disponível.

É preciso ter em mente que o gerenciamento eficaz, para reduzir custos em viagens, começa muito antes do embarque. E, pensando nisso, separamos algumas dicas que muitas empresas já têm feito pensando na redução dos custos das viagens corporativas:

Definição de uma política de viagem

Desde a reserva das passagens aéreas até os gastos com refeições no destino, tudo precisa ser considerado para definição de uma política de viagem eficiente. Determine objetivos e regras que englobam todas as vivências do funcionário em uma viagem, evitando possíveis brechas.

Envolver os colaboradores na construção da política de viagem é essencial, afinal, são eles que passam a maior parte do tempo viajando e podem identificar reais oportunidades de economia.

Criação de um processo de pré-aprovação

Uma forma eficiente de reduzir custos em viagens corporativas é ter um procedimento de pré- aprovação das reservas. Ao orientar os funcionários da necessidade de aprovação por parte de um responsável, é possível amenizar as chances de viagens serem canceladas depois de já reservadas e de ocorrer gastos desnecessários.

Ferramentas de reserva online otimizam o processo quando se trata de organizar viagens. Com elas é possível monitorar todas as reservas da empresa com facilidade.

Economia na escolha dos voos e tarifas de hotéis

Passagens aéreas podem ser bastante caras, por isso, ao possuir flexibilidade nas datas e horários para viajar, é possível encontrar voos mais econômicos.

Defina acordos com companhias aéreas para usar seus serviços sempre que necessário e, assim, receber descontos nas tarifas. Estabeleça como regra da política de viagens que os funcionários façam as reservas dos voos com antecedência, a fim de obterem melhores preços.

Assim como as passagens aéreas, os valores dos quartos de um hotel podem variar bastante. Negocie tarifas corporativas com redes de hotéis presentes nos destinos mais viajados e solicite que os funcionários usem esses hotéis sempre que tiverem disponibilidade, o que irá gerar mais economia.

Use a tecnologia para gerenciamento das viagens

Contratar uma empresa especialista em viagens corporativas ajudará a controlar os gastos. Com ferramentas e serviços personalizados de gerenciamento de viagens, os softwares ajudam a economizar tempo, dinheiro e estresse.

Com um programa de gestão de viagens, as empresas podem se beneficiar de tarifas melhores em passagens aéreas e hotéis. Além disso, terão acesso aos dados das despesas de todas as viagens já feitas, sendo possível visualizar importantes informações que ajudarão nas tomadas de decisões futuras e na  redução significativa dos custos.

Incentive os funcionários a ficarem dentro do orçamento

Um dos problemas que dificultam a redução dos gastos das viagens, é que os funcionários muitas vezes não se sentem obrigados a economizar quando viajam a negócio. Estes prezam mais por conforto do que poupar dinheiro, pois sabem que serão reembolsados.

Pensando nisso, empresas como o Google desenvolvem maneiras criativas de incentivar os funcionários a terem controle e se manterem no orçamento. Como exemplo, algumas organizações permitem que os funcionários consumam na viagem, da maneira que preferirem, uma parte do valor do orçamento que não foi utilizado.

Empresas inteligentes tornam as viagens adequadas a sua realidade e perfil. Implementar ferramentas, procedimentos e dicas que irão reduzir custos e otimizar o processo, tornarão as viagens a negócio mais produtivas e satisfatórias tanto para a empresa quanto para seus funcionários.