As despesas empresariais são distribuídas em diversos setores, por isso, é importante identificá-las para que a gestão delas seja realizada adequadamente. Unificar os gastos em viagens corporativas, como transporte, hospedagem, alimentação, transfers, seguro, taxas e serviços, é fundamental para otimizar o processo de reserva e prestação de contas. Nesse sentido, uma boa gestão de viagens é a melhor saída.

Neste texto vamos mostrar a importância dessa administração e como realizá-la da melhor forma. Acompanhe!

Entenda a importância de estabelecer uma gestão de viagens

Implementar uma boa administração de viagens corporativas requer a participação de várias áreas da empresa, como finanças, contabilidade, recursos humanos, administração, tecnologia da informação e facilities. Essa é uma alternativa para lidar com as despesas de maneira integrada.

Vendo dessa forma detalhada, pode parecer difícil estabelecer uma comunicação fluida entre essas áreas, mas unificar esses setores é o primeiro passo para compreender melhor os objetivos da empresa, criar e colocar em prática um plano de mobilidade corporativa e, consequentemente, conquistar bons resultados, além de evitar perdas e gastos além do necessário.

Essa integração também é importante por causa das diferentes linguagens utilizadas pelos setores. Por exemplo, algumas empresas usam o módulo expenses do OBT para a prestação de contas, enquanto finanças e contabilidade adotam o sistema ERP para controlar e processar os adiantamentos e reembolsos.

Portanto, se a empresa não tiver uma integração automática, que converta dados OBT para o ERP e vice-versa, essas inclusões terão que ser feitas de forma manual, ou pelo colaborador viajante ou pela equipe de finanças, o que demanda tempo e trabalho. Uma plataforma de gestão de viagens resolve todo esse processo em questão de segundos, tornando o procedimento ágil, inteligente e eficaz.

Mas as vantagens são ainda maiores, pois a gestão integrada de despesas de viagens também oferece relatórios mais completos, facilitando a análise e tomada de decisões, além de possibilitar o uso de alguns filtros e a produção de dados, como valor total de gasto por viagem, por viajante e o detalhamento de cada tipo de despesa. A clareza e precisão das informações distribuídas conforme a necessidade do gestor torna a gestão mais eficiente, evitando erros ou pagamentos duplicados.

Tenha os seus dados registrados e integrados em um sistema de ERP

A sigla ERP vem do inglês “Enterprise Resource Planning”, que significa “Planejamento dos Recursos da Empresa”. Trata-se de uma plataforma de software desenvolvida especialmente para integrar todos os departamentos de uma empresa, a fim de gerar armazenamento e automação de todas as informações do negócio. Dessa forma, é possível eliminar uma série de trabalhos manuais e melhorar a gestão de custos.

Ou seja, um sistema que integra todos os dados e processos de uma organização, possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente, quebrando as barreiras impostas pelas estruturas departamentais. O sistema ERP evita o excesso de papelada, proporciona o compartilhamento das informações em um único banco de dados, como a conciliação de cartões e faturas para conferências.

Por exemplo, com a implementação de um sistema ERP, as áreas financeiras têm total controle sobre compras, tickets, relatórios, prestação de contas, reembolsos e demais despesas de viagens. Tudo isso em questão de segundos, em uma única tela ou na palma das mãos, tornando o trabalho mais produtivo.

Veja como implantar uma boa gestão de viagens

Os principais objetivos da gestão de viagens corporativas são o controle, a transparência, a documentação, pesquisa e diagnóstico dos dados relativos ao trabalho em trânsito. Com isso, a empresa consegue evoluir, buscar oportunidades e economizar. É uma forma de unir inteligência e tecnologia a favor da administração e do crescimento da empresa.

Mas para alcançar bons resultados, antes é preciso criar um plano de mobilidade corporativa. Veja algumas dicas de como iniciar esse processo:

  • crie uma política de viagens para a empresa e torne-a conhecida pelos seus funcionários;
  • estabeleça uma política de reembolso, com regras claras e fáceis de serem aplicadas;
  • capacite e treine os seus profissionais com regularidade;
  • realize uma pesquisa detalhada sobre os destinos;
  • contrate uma empresa especializada em viagens corporativas;
  • escolha uma boa ferramenta de gestão de viagens;
  • automatize o máximo de processos possíveis;
  • mantenha um controle econômico rígido;
  • acompanhe as ações e resultados da concorrência;
  • gere relatórios detalhados;
  • identifique e mensure a real necessidade dessas viagens.

Agora que você já conhece o processo, que tal colocar tudo em prática? Para investir na boa gestão de viagens corporativas, o ideal é procurar quem entende do assunto.

Confira as vantagens de trabalhar com uma TMC especializada

TMC é uma sigla muito utilizada no ambiente corporativo e também vem do inglês “Travel Management Company”. Traduzindo para o português, o termo significa Agência de Viagens Corporativas. E qual a importância delas nesse processo? Se você pensou em uma simples plataforma de emissão e reserva, enganou-se. As atribuições de uma agência de viagens corporativas vão além disso.

Inicialmente, a agência realiza o orçamento da mobilidade dos serviços e, com base nesses dados, cria um planejamento para construir uma política de viagens de acordo com a estratégia do cliente, proporcionando ao viajante bem-estar, clareza e precisão de dados, conforto e segurança. Isto é, trata-se de uma empresa que une tecnologia, inteligência, produtos, serviços e gestão de recursos.

Veja como as vantagens de trabalhar com uma TMC especializada são motivadoras:

  • atendimento personalizado;
  • gestão da viagem focada na redução de custos;
  • cumprimento da política de viagens;
  • uso de ferramentas tecnológicas;
  • negociação com fornecedores;
  • relatórios em tempo real;
  • referência.

É fato que empresas que investem em viagens corporativas obtém melhores resultados. Apesar de vivermos em uma era altamente tecnológica, o contato pessoal faz toda a diferença na hora de fechar contratos, reunir-se com fornecedores e estabelecer parcerias importantes. E para que tudo funcione bem, é preciso criar um plano de mobilidade corporativa e trabalhar para que a gestão de viagens seja estratégica para a corporação.

Se você deseja dar esse passo para que a sua empresa alcance um melhor posicionamento no mercado e feche bons negócios, conheça a BTM Corporate. Somos uma empresa de mobilidade corporativa que oferece todos os serviços necessários para a sua empresa, com histórico de ações e dados integrados em uma plataforma única.