Um dos principais processos estratégicos das empresas, a viagem corporativa funciona como excelente oportunidade para expandir relações, manter contato com clientes ou fornecedores externos e alavancar os negócios. No entanto, para que tudo transcorra conforme o planejado, é preciso realizar uma boa gestão de viagens corporativas.

Por mais benefícios que a prática possa trazer às companhias, se não forem bem delineados e organizados, os deslocamentos acabam gerando prejuízos. Por isso, estruturar um procedimento para os roteiros é fundamental para diminuir custos, melhorar a produtividade e conferir mais qualidade aos trajetos.

Tudo isso é possível por meio da coordenação e antecipação das ocorrências — afinal, se um pequeno quesito não for bem pensado, a experiência de viagem dos profissionais envolvidos será afetada.

Quer ver 6 dicas importantes para fazer uma boa gestão de viagens corporativas? Continue a leitura!

1. Criar uma política de viagens corporativas

Em primeiro lugar, é preciso estabelecer uma política de viagens, ou seja, um regulamento que oriente a definição de todas as etapas envolvidas na realização desses eventos.

O documento deve detalhar informações primordiais, como as responsabilidades do viajante, os critérios a serem utilizados para contratar os serviços, os limites de gastos e os procedimentos de reembolso. Quanto mais dados o arquivo englobar, maior será a garantia de segurança dos futuros deslocamentos.

Além de ser fundamental para reduzir o tempo gasto com processos operacionais e administrativos, o regulamento é importante para controlar melhor as despesas, conferir mais qualidade aos serviços prestados durante a viagem e, ainda, definir estratégias alinhadas à cultura da empresa.

Por meio da política de viagens corporativas, os gestores podem verificar o percentual de tickets adquiridos fora das normas e acompanhar mensalmente os bilhetes não utilizados e reemitidos. Tais processos são essenciais para identificar gastos não previstos ou desperdícios.

Não se esqueça de apresentar o documento aos colaboradores que realizarão as viagens de negócios, pois, para que a política seja seguida à risca, é fundamental que todos tenham acesso a ela. Assim, será muito mais fácil controlar os gastos e manter o orçamento previsto.

2. Realizar Planejamentos    

Quando se trata de viagens, planejamento é sinônimo de economia. Portanto, caso os funcionários da empresa precisem se deslocar rotineiramente, procure definir as datas com antecedência. Assim, será possível obter as melhores ofertas referentes às reservas de hospedagem e compras de passagens aéreas.

Deslocamentos de última hora somente devem ser permitidos em situações excepcionalmente urgentes e inesperadas. Isso porque os voos e as solicitações de hotéis costumam ser bem mais caros quando adquiridos de um dia para o outro.

O ideal é criar um cronograma de viagens que mostre os deslocamentos necessários para os próximos meses. Essa iniciativa permite que a companhia proceda de forma estratégica em casos de remarcações, cancelamentos e demais imprevistos — evitando, assim, prejuízos de ordem financeira.

3. Utilizar um B.I poderoso

Devido ao contínuo avanço da tecnologia, hoje em dia podemos contar com diversas ferramentas específicas que facilitam nossa rotina. Vale destacar que uma das áreas que mais apresenta recursos práticos e inovadores é a gestão de viagens corporativas.

Alguns softwares permitem que vários processos sejam agilizados e são recomendados especialmente a quem pretende reduzir custos. O POWER B.I, por exemplo, é um importante aliado para aqueles que desejam encontrar as melhores tarifas de passagens, pois apresenta diversos valores médios referentes às principais cidades do Brasil.

Além de comparar alguns custos, o dispositivo auxilia os gestores na identificação das tarifas mais vantajosas. Ou seja: o POWER B.I é uma ferramenta essencial para quem define as viagens com foco em organização, planejamento e redução de custos.

4. Organizar itinerário

Se a empresa realiza viagens corporativas com frequência, é bem provável que uma parte significativa do seu orçamento esteja investida no deslocamento dos funcionários. Portanto, organizar o itinerário de forma prévia é importante para otimizar os recursos disponíveis e evitar gastos desnecessários.

Além disso, um roteiro pré-definido auxilia na organização da viagem, ajuda a manter o foco de todos os colaboradores envolvidos e funciona, ainda, como uma ótima ferramenta de administração do tempo. Quando se trata de negócios, tempo é dinheiro. Portanto, definir detalhes como o horário de chegada, o hotel e o transporte usado no translado é essencial para tornar a viagem mais produtiva.

Se for preciso, opte por contratar empresas especializadas em viagens corporativas. Afinal, elas contam com profissionais capacitados para fornecer todo o suporte necessário tanto na organização do deslocamento quanto na definição das melhores estratégias.

5. Estabelecer metas

Viajar é sempre uma experiência incrível, mesmo quando a motivação é organizacional. Mas, para que o funcionário não confunda uma viagem de negócios com um passeio a turismo, é fundamental apresentar a ele os propósitos do deslocamento — principalmente se for sua primeira experiência.

Procure definir as metas e os objetivos, bem como as funções, as tarefas e os compromissos que será preciso executar durante a visita. Além disso, determine que o viajante assuma uma postura profissional durante o expediente, deixando para realizar algum passeio apenas em seu tempo livre.

6. Negociar com os fornecedores

Como vimos, para aumentar seu poder de negociação, é preciso realizar um planejamento prévio. Porém, é possível ir além! Existem algumas rotas aéreas que são mais utilizadas pela empresa, certo? Então, negocie os valores nesses trechos e procure manter os destinos de maior desconto.

Para fidelizar os clientes, é muito comum que os fornecedores concedam alguns descontos e vantagens (que podem ir de preços mais baixos a melhores condições de pagamento). Por isso, manter as reservas de hospedagem em poucos hotéis pode garantir que a companhia obtenha as melhores ofertas.

A negociação com seus fornecedores representa uma economia considerável para a saúde financeira do negócio. Portanto, uma boa gestão de viagens corporativas deve identificar as melhores opções disponíveis para cada deslocamento.

As viagens corporativas são consideradas essenciais às empresas interessadas em conquistar novos mercados, iniciar parcerias com outras organizações e estreitar relacionamentos com fornecedores ou clientes. Por isso, realizar uma boa gestão de viagens corporativas é fundamental.

Com planejamento e organização, é possível programar diversos deslocamentos sem extrapolar o orçamento previsto, além de ter experiências que sejam bem-sucedidas a todos os envolvidos — tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Como você pôde ver, para que os resultados esperados pelos gestores sejam atingidos, as viagens corporativas devem ser conduzidas com base em estratégias bem definidas. Assim, os recursos, os processos e, principalmente, o tempo serão otimizados.

Nossas dicas para realizar uma boa gestão de viagens corporativas foram úteis para você? Então, compartilhe este conteúdo nas redes sociais e ajude a levar informação para seus contatos.