A gestão das viagens dos funcionários permite à empresa monitorar as despesas, mas também atentar o gestor da necessidade de solicitar reembolso, caso algum serviço não tenha sido utilizado, tal como a gestão dos bilhetes não voados. 
Por exemplo, se um funcionário precisar cancelar uma viagem em que a passagem aérea já foi comprada, é possível solicitar o reembolso do valor do bilhete, seguindo as condições e termos da companhia aérea. 

A indústria da aviação pode parecer bem confusa e é bem comum haver dúvidas sobre o reembolso dos bilhetes não voados. Posso solicitar o reembolso? O reembolso é integral? Quem solicita?

Para evitar possíveis dúvidas, listamos algumas dicas:

  • Verificar o bilhete aéreo, e-mails de confirmação e toda a documentação recebida, e atentar-se às cláusulas de cancelamento;
  • Sempre que possível, buscar viajar com a mesma companhia aérea para melhorar o processo de solicitação e recebimento do reembolso (obs.: companhias aéreas recompensam lealdade).
  • Informar-se com o agente de viagens como proceder em caso de bilhetes não voados. 
  • Verificar se o seguro viagem contratado possui cobertura para cancelamento de viagem. 

Possui bilhete não voado? Solicite o reembolso da taxa de embarque

De acordo com a legislação, quando não se utiliza um bilhete aéreo, a empresa tem o direito de solicitar o reembolso integral da taxa de embarque, seja em voos domésticos ou internacionais, saindo do Brasil. 

Quando há a desistência da viagem, a companhia aérea pode cobrar uma multa do passageiro pelo cancelamento, mas esta pode ser cobrada somente sobre o valor da tarifa aérea. O valor da taxa de embarque deve ser devolvido integralmente, já que o viajante, em caráter de desistência, não utilizou das instalações e facilidades aeroportuárias.

Atente-se! O reembolso da taxa de embarque não é feito automaticamente. É preciso que o funcionário ou o gestor de viagens da empresa solicite a devolução do valor. A solicitação pode ser feita dentro de um ano a partir da data de emissão do bilhete. 

Segundo a Anac, o reembolso da taxa de embarque deve ser feito na mesma forma do pagamento utilizada na compra da passagem, ou seja, se a taxa foi paga no cartão, o reembolso também será no cartão. Caso a taxa tenha sido paga através de uma agência de viagens, a companhia aérea deve devolver o valor para a agência e depois esta deve repassar o reembolso ao cliente.

As taxas de embarque podem variar em cada aeroporto, havendo diferença entre voos internacionais e nacionais. É essencial verificar o valor da taxa junto a companhia aérea para melhor precisão do valor a ser reembolsado.

Por que fazer gestão dos bilhetes não voados?

O problema é que muitas empresas desconhecem esse direito de reembolso da taxa de embarque e não fazem a solicitação após o cancelamento de uma viagem. E, aproveitando da falta de conhecimento das pessoas, algumas agências de viagens ganham em cima da taxa de embarque, não devolvendo o valor ao cliente.

Para evitar que esse tipo de golpe aconteça, é importante que o gestor tenha conhecimento e preveja, antecipadamente, possíveis situações para criar uma política de viagens eficaz que contenha as ações necessárias a serem tomadas diante dos imprevistos.

O detalhamento e controle das despesas de viagens corporativas possibilitam uma apuração mais eficiente das eventualidades. A análise meticulosa dos relatórios gerados ajudam a identificar falhas no processo, evitando que a empresa seja prejudicada e minimizando perdas com bilhetes não voados.

Aproveite da tecnologia para melhorar a política de reembolso da empresa, usando processos mais modernos de gestão de viagens, como os criados pela BTM Corporate.