Toda empresa que tem negócios ou clientes fora da cidade em que está localizada já constatou que as despesas com hospedagens em viagens corporativas são um de seus principais custos — e, se existir um grande volume delas, a situação pode ser ainda mais complicada. Por isso, calcular a diária média nesse tipo de processo é fundamental.

Por mais vantagens que a estratégia possa conferir às organizações, se os deslocamentos não forem bem planejados, eles podem apresentar prejuízos para as companhias, afinal, em algumas delas, os gastos com viagens são superados apenas pela folha de pagamento e pela área de tecnologia.

No entanto, existem diversas maneiras de economizar com viagens corporativas, especialmente no quesito hospedagem. Se seu objetivo é reduzir custos e aumentar a competitividade do seu empreendimento, este conteúdo foi feito para você. Continue a leitura e confira.

Como obter as melhores diárias médias em viagens corporativas?

Embora nem sempre seja possível realizar um planejamento antecipado das viagens corporativas, é essencial calcular os custos para obter economia nos deslocamentos a negócios — mesmo os de última hora.

Com ações simples e acessíveis, é possível estabelecer algumas boas práticas que vão conferir muito mais organização, controle e vantagens, tanto para a sua empresa quanto para os seus funcionários. Veja, a seguir, quais são as principais:

Negocie com os fornecedores

Durante uma viagem, nem sempre é possível ajustar da melhor forma todos os horários e processos — o desembarque do voo com a hora do check in do hotel ou o check out com o horário do embarque do voo de volta.

Cientes disso, a maioria dos hotéis costuma cobrar taxas extras ou diárias adicionais dos hóspedes que entram mais cedo ou saem depois dos horários estipulados pelo estabelecimento.

Nesses casos, uma boa solução é negociar esses detalhes com a gerência do hotel — principalmente, se a empresa realiza um número considerável de reservas com a rede.

Assim, a companhia não precisará arcar com despesas extras desnecessárias, nem os colaboradores enfrentarão situações incômodas e desconfortáveis, como perder a reserva devido a um atraso, por exemplo.

Crie um diretório de hotéis onde a empresa tem maior demanda

Por mais que a sua empresa tenha negócios em diversos lugares do país ou do mundo, certamente existem alguns destinos que concentram o maior volume de viagens, ou seja, que apresentam as maiores demandas.

Uma dica é criar um diretório de hotéis nessas regiões e realizar uma parceria com estabelecimentos que possam oferecer tranquilidade e conforto aos funcionários e muita facilidade para a empresa, como condições de pagamento mais vantajosas ou descontos nos valores finais.

Além disso, o consumo no hotel pode ser personalizado de acordo com as solicitações dos gestores, assim, será possível realizar um planejamento mais detalhado com os gastos de hospedagens — ao incluir refeições, serviços de lavanderia, entre outros.

Opte pelo ideal e não pelo mais conhecido

A maioria das empresas quer oferecer sempre a melhor opção para os colaboradores que estão em viagens de negócios. Prova disso é o alto valor gasto com diárias nos hotéis mais caros e refeições nos restaurantes mais renomados.

Entretanto, é importante lembrar que existem diversas possibilidades e alternativas que oferecem o mesmo conforto e qualidade por um preço mais atrativo. Por isso, tenha em mente que nem sempre a maior rede de hotéis é a opção ideal para a sua empresa.

Por exemplo, se o local dos compromissos de seu funcionário for distante da maioria dos grandes estabelecimentos, prefira um que esteja localizado mais próximo — e que atenda tão bem às suas necessidades, com o mesmo conforto e segurança.

Além de hotéis mais simples, existem diversas pousadas que oferecem ótimos serviços e boas acomodações por um valor bem mais em conta. Além disso, também é possível estabelecer parcerias com pequenos hotéis e pousadas.

Como reduzir a diária média em viagens corporativas?

O planejamento de uma viagem corporativa pode ser bastante complexo, já que há vários fatores a considerar e diversos detalhes que não podem passar despercebidos. Toda essa organização pode consumir um tempo precioso — principalmente se a empresa tiver um grande número de deslocamentos.

Uma alternativa prática e eficiente é contar com uma empresa especializada para auxiliar nessas demandas. Além de otimizar os processos e fazer a gestão estratégica da viagem, essas consultorias conseguem reduzir custos de forma considerável, pois podem intermediar boas negociações entre os fornecedores e a empresa.

Quando contratam o auxílio desses profissionais, os gestores podem se concentrar em suas rotinas de trabalho. Paralelamente, alguém com mais experiência tem mais recursos para encontrar opções mais econômicas em menos tempo.

Como a tecnologia pode ser uma aliada na identificação da melhor diária média?

Uma solução para identificar o valor da diária média nas principais cidades é por meio das ferramentas tecnológicas disponíveis para esta finalidade, como o Power Bi. O dispositivo apresenta conteúdos atualizados e significativos das principais capitais e municípios brasileiros, como São Paulo, Rio de Janeiro, Curitiba, Brasília e Belo Horizonte.

O uso recorrente dessa ferramenta pode contribuir para a análise do trabalho do gestor na busca pelos melhores valores de diárias — assim, será muito mais simples definir o planejamento de custos das viagens corporativas de sua empresa.

Que resultados podem ser obtidos com planejamento e pesquisa?

Com planejamento e pesquisa, os custos serão reduzidos a cada viagem. Isso é possível porque, ao definir previamente os deslocamentos, os responsáveis pelos processos podem verificar todas as opções com antecedência — e, assim, escolher a alternativa mais vantajosa.

Essas ações afetarão positivamente os resultados da empresa. Isso pode ocorrer no alcance das metas ou na definição das melhores estratégias para a organização.

Agora que você já sabe qual a importância de calcular a diária média nas viagens de negócios, que tal contar com ajuda especializada em suas demandas? Entre em contato com a gente para conhecer nossos serviços de gestão de mobilidade corporativa e saber como podemos ajudá-lo.