Como reduzir custos em eventos corporativos e ainda criar uma experiência inesquecível para os participantes? Como produzir um evento de destaque, mas permanecer dentro do orçamento

Se essas perguntas passam pela sua cabeça, queremos ajudar a sua empresa a economizar tempo e dinheiro na realização dos eventos corporativos.

Como reduzir custos em eventos corporativos?

O planejamento e gerenciamento de eventos corporativos podem ser desafiadores, especialmente quando se trata do orçamento. Há muito o que considerar e pensar para fazer as melhores escolhas na realização de um evento.

Abaixo separamos algumas dicas de como reduzir custos em eventos corporativos que podem ser adotadas, sem prejudicar a qualidade:

Tenha um objetivo claro para o evento

É necessário entender o objetivo do evento antes de cortar ou reduzir os custos. Toda vez que for necessário tomar uma decisão, pergunte-se se o objetivo depende deste item e compreenda como essa despesa afetará a realização do evento, antes de fazer qualquer corte.

Definir metas e manter o objetivo em mente ajudarão a orientar e tornar mais fácil a decisão de quais custos reduzir.

Escolha data e local favoráveis

É possível economizar agendando o evento para uma data que não seja muito disputada. Descubra se a baixa temporada pode funcionar para o seu evento e aproveite para escolher dias menos concorridos.  

Optar por um local bem localizado pode ser a preferência. Considere uma área diferente ou lugares nos arredores da cidade pode significar um grande impacto nos custos.

Se for um evento de porte nacional também é possível economizar na escolha do local, ao optar por uma cidade ou região com custos mais baixos, como Curitiba, ao invés de São Paulo, por exemplo. Ao optar por fugir de cidades convencionais, pode-se economizar em várias áreas do planejamento do evento, como local, buffet, hospedagem de convidados, transporte, entre outros custos básicos. 

Fechar uma parceria e realizar vários eventos da sua empresa em um mesmo local também pode gerar descontos generosos. Aproveite e negocie com a empresa proprietária do espaço para receber descontos em troca de publicidade do lugar no marketing do evento.

Seja flexível e criativo e escolha locais mais baratos, como um rooftop, por exemplo, e tenha uma economia considerável no orçamento.

Opte por uma opção de buffet sem exageros

Existem maneiras de economizar em gastos com alimentação e bebidas sem prejudicar a qualidade. Uma comida saborosa traz satisfação para os participantes – portanto, não economize no sabor.

Uma das maneiras reduzir os custos é selecionar um local para o evento que ofereça serviço de buffet interno. A contratação de mais de um serviço com um mesmo fornecedor – espaço e buffet – torna a negociação mais flexível, o que pode ajudar alcançar o orçamento ideal.

Contratar um serviço de buffet externo tende a custar mais, pois a comida precisa ser preparada com antecedência e levada até o local do evento.

Um menu de coffee break ou coquetel pode custar menos do que um buffet completo com um menu planejado. Opte também por uma opção reduzida de bebidas, como refrigerante, suco e vinho, ao invés de um bar completo.

Gaste menos com palestrantes convidados

Convidar nomes renomados como atração do evento, seja para palestrar ou entreter os participantes, é importante, mas pode ser caro. Pessoas famosas geralmente cobram um preço mais elevado pela sua presença, além de solicitar que a organização do evento ainda pague despesas com hospedagem e transporte.

Com um pouco de pesquisa e antecedência é possível encontrar ótimos palestrantes e artistas que são mais baratos. A princípio, eles podem não ser o nome mais reconhecido, mas, ao fechar uma parceria que engloba a oferta de uma apresentação personalizada para o evento, eles podem envolver os participantes de uma forma distinta. Dessa forma, a empresa ganha com a redução dos custos e os participantes com a vivência de uma experiência única. 

Prefira equipamentos de audiovisual do local

Para que qualquer evento seja um sucesso, equipamentos de audiovisual devem possuir uma qualidade impecável. A escolha de um sistema de som e imagem barato nem sempre é aconselhável, mas, existem algumas maneiras de economizar nos custos.

 

Economize dinheiro ao alugar um espaço que obtenha todos os equipamentos necessários e que estejam incluídos no custo do aluguel. Alguns locais terão tudo o que se precisa: desde sonorização, projetores e telas, até wi-fi inclusos na locação.

Crie uma campanha de marketing e procure patrocinadores

O marketing é a chave que fornece ao evento a visibilidade necessária para seu sucesso. Uma campanha de marketing bem planejada e elaborada manterá o evento no radar das pessoas, afinal, se não houver participantes, não tem evento. Ter uma lista de contatos pré-definida irá otimizar a divulgação do evento para os potenciais participantes. 

A promoção do evento pode ser feita por meio da atualização do site, e-mail marketing, criação de vídeos e publicações nas redes sociais. Esses formatos podem ser baratos e obter um alcance significante devido à natureza viral da publicidade online.

Aproveite também de conexões dentro do setor para conseguir patrocínios de empresas relacionadas ao seu negócio e evento. Muitas empresas buscam aumentar o reconhecimento de sua marca e não possuem orçamento para gastar com publicidade. Encontre uma empresa iniciante que queira se destacar e trocar exposição e aproveite disso.

Trabalhe com um patrocinador que possa ajudar também no fornecimento de elementos essenciais para o evento, como na decoração, por exemplo. O patrocínio não precisa se limitar apenas ao suporte financeiro.

Acompanhe todos os custos do evento

Acompanhe todas as despesas, incluindo as pequenas, porque elas aumentam. O planejamento do orçamento deve fornecer uma idéia clara do que é necessário para a realização do evento. Quanto mais apertado o orçamento, mais se torna necessário garantir que cada uma das despesas seja contabilizada.

A improvisação também se torna necessária para conseguir reduzir custos em eventos corporativos. A inclusão de um plano de contingência ajudará a se preparar para as coisas que podem dar errado.

Para ajudar no gerenciamento do evento, existe uma infinidade de ferramentas que podem facilitar a gestão e promoção do evento. Use a tecnologia para contribuir no gerenciamento e no planejamento, na inscrição dos participantes, na exibição da agenda do evento, bem como no compartilhamento de informações sobre ele.

Considere uma empresa, como a BTM Corporate, que possui competência e capacidade para transformar eventos em momentos estratégicos de crescimento e posicionamento institucional.

O que achou de nosso artigo? Gostou das sugestões para minimizar os custos em eventos corporativos? Para que possamos ajudar você a fazer uma boa gestão dos custos, entre em contato conosco!